На більшості робіт працівники щодня використовують електронну пошту, щоб повідомляти важливу інформацію колегам. Однак, багато хто робить поширені помилки, які можуть вас показати з непрофесійної сторони.
Про це повідомляє Huffpost.
Ваш електронний лист містить орфографічні та граматичні помилки
Немає нічого гіршого, ніж усвідомлення того, що ви неправильно написали ім’я одержувача в листі.
Через орфографічні помилки ви виглядаєте недбало та непрофесійно.
Щоб уникнути цих незручних помилок, ще раз перевірте написання імені одержувача. Експерти радять читати електронну пошту вголос, щоб ви могли вловити помилки.
Більшість програм електронної пошти мають функцію перевірки орфографії, тому варто скористатися нею.
І якщо ви все-таки зробили помилку з чиїмось іменем, то попросіть вибачення та переконайтесь, що наступного разу все буде правильно.
Занадто невимушені
Якщо ви використовуєте емодзі, що плачуть і сміються, у серйозних робочих електронних листах, то це точно не сподобається вашим колегам.
Непрофесіональним часто здаються люди у своїх робочих електронних листах, коли вони надто невимушені, використовуючи незакінчені речення та емодзі.
Натомість професіонали повинні використовувати більш професійний тон та уникати емоджі.
Також, якщо ви бачите, що ваш одержувач, наприклад, доктор або професор, ви повинні за замовчуванням включити це у свої повідомлення з ним.
Довгі листи
Ви ж не хочете відкривати електронний лист від колеги й читати його дуже довго. Найкращі електронні листи, це ті, які написані прямо по суті.
Люди переглядають повідомлення, і якщо ваш електронний лист надто довгий, одержувач може пропустити ключові деталі.
Щоб усе було зрозумілим і легким для сприйняття, спробуйте розбити лист на коротші речення й абзаци та додати пункти. І не забудьте чітко вказати, що вам потрібно від одержувача.
Пишете лист, коли сердитеся
Електронні листи — це не лише інструменти спілкування, вони також можуть служити документом вашої поведінки. Тому ніколи не надсилайте повідомлення, коли ви злі, тому що ви можете написати те, що "вже не можна забрати назад".
Слідкуйте за своїм емоційним станом і не надсилайте листи в такі моменти.
Коли ви гніваєтесь, то краще спершу записати лист в документ Word, який не потрібно зберігати. Це чудовий спосіб позбутися негативних почуттів.
Читайте новини "МБ" у Facebook | Telegram | Viber | Instagram
