Плануйте не більше 9 справ протягом дня - 1 важливе, на яке потрібно витратити більше часу, 3 другорядних, нескладних і 5 зовсім дрібних.
"Нині, здається, всі завалені нескінченними списками справ, які необхідно вирішити, - коментує Джейкоб Стастний, розробник у статті на Lifehacker.com. - Ви прокидаєтеся вранці, починаєте працювати, працюєте, працюєте, а наприкінці дня розумієте, що ви не маєте уявлення, що в результаті зробили за день. Ви знаєте, що ви працювали і виконували якісь завдання, але здається, не завершили нічого. Це так засмучує!
Складання нескінченних планів веде лише до ще більшої плутанини. Навіщо вони взагалі потрібні, якщо від них немає жодної користі? У чому сенс, якщо все одно доведеться працювати весь день? Знайома ситуація? Я борюся з нею все своє життя.
Щоб бути продуктивним, потрібно бачити результат щодня, повинне бути світло в кінці тунелю, щоб знати, що врешті-решт у вас буде час, який можна витратити на себе.
Вранці ви знаєте, що вам потрібно зробити справи a, b, c, d, e. Але потім щось йде не так із справою b, і доводиться витрачати на неї набагато більше часу, ніж ви планували. Відповідно, ви не можете доробити c і d і зрештою відчуваєте, що виконали недостатньо роботи".
Якщо слідувати правилу і планувати не більше 9 справ за день, то вдасться виконати 4 досить важливі справи, і залишиться час на 5 дрібних (про які, однак, не варто забувати ) - наприклад, забрати з хімчистки піджак або сплатити рахунки.
На жаль, складання листів планувань не панацея для тих, у кого проблеми з виконанням справ вчасно або їх виконанням взагалі. Труднощі можуть бути в тому, що список справ занадто великий або неструктурований. У цьому випадку правило 1-3-5 - чудове вирішення проблеми. Є також аналогічне правило 3+2, але за великим рахунком, це лише варіації одного і того ж способу впорядкувати свої завдання і запланований на них час (можна взагалі скласти свою власну систему: 1-2-3, 2-4-9 і так далі до нескінченності, залежно від вашого способу життя і кількості справ, які доводиться щодня виконувати).
Це правило працює, тому що допомагає розставити пріоритети і розділити тимчасові проміжки між справами, залежно від їхньої важливості. Воно також допомагає у разі непередбаченої зміни денного графіка або раптової появи важливих справ: легко зрозуміти, які справи можна перемістити, а які відкладати на завтра не варто.