В Адміністрації президента розпочато роботу з переходу на електронний документообіг.
Про це заявив заступник глави відомства Дмитро Шимків, повідомляє прес-служба АП.
За його словами, паперовий документообіг скасовано розпорядженням керівника Адміністрації від 19 серпня.
"Це стосується розпоряджень з питань основної діяльності, доручень керівництва АПУ, службових, доповідних записок, заявок різних структурних підрозділів, інших документів, якими обмінюються підрозділи", – сказав Шимків.
Шимків пояснив, що мова йде про перехід на активне використання електронної пошти, оскільки більшість питань можна вирішити саме за її допомогою. Зараз готується положення про принципи листування, визначення важливості листів і т.д.
Він вважає, що запровадження електронного документообігу сприятиме не лише оптимізації роботи службовців АПУ, а й дозволить прискорити та поліпшити процеси обміну інформацією та ухвалення рішень.
За словами Шимківа, завдяки підвищеному захисту співробітники Адміністрації матимуть не лише постійний та оперативний доступ до службової кореспонденції через мобільні пристрої зв’язку, а й до інформації про всіх посадовців.
"Ця система значно розширює можливості кожного працівника. Він зможе оперативно опрацьовувати матеріали, узгоджувати графіки роботи, працювати з документами, організовувати наради, відео-конференції серед посадовців", – підкреслив він.
Скасовується функція контролю за виконанням доручень як така, обов’язкове візування документів.
"Ці невеликі кроки починають систематизувати перехід на сучасний метод прийняття рішення, в якому немає потреби контролювати. Віднині це відповідальність і свідомість кожного працівника", – додав Шимків.
Департамент контролю, реєстрації кореспонденції та відстежування виконання залишається лише в частині вхідної кореспонденції, прийому звернення громадян.
"Все це прискорить процеси. Ми зможемо працювати ефективніше, а не генерувати купу паперів", – підкреслив він.
Основні процеси щодо переходу Адміністрації на нову систему роботи планується завершити до кінця серпня, а до кінця вересня – оптимізувати взаємодію за більшістю процесів між структурними підрозділами.
Шимків зазначив, що наступним етапом має стати побудова такої системи взаємодії Адміністрації президента з Кабінетом міністрів, а потім – налагодження зв’язку з райдержадміністраціями.
