HRIS: що це таке, як працює і чим допомагає бізнесу*
* Реклама
Що більше зростає команда — то більше часу HR-фахівці витрачають не на роботу з людьми, а на "папери", таблиці, погодження, звіти. І це гальмує розвиток компанії. Щоб подолати ці виклики, ейчари впроваджують HRIS — систему, яка автоматизує всі процеси роботи з персоналом.
Що таке HRIS
HRIS (Human Resource Information System) — це інформаційна система для управління персоналом. Простою мовою — єдиний інструмент, у якому зберігаються всі дані про співробітників і автоматизуються основні HR-процеси.
Якщо в компанії впроваджена HRIS, HR-команда не веде Excel-таблиці на відпустки, не шукає дані про співробітника по різних системах і не витрачає час на ручну підготовку звітів. Усе це — в одному місці.
Для чого потрібна HRIS
Впровадження HRIS зазвичай вирішує кілька болючих проблем:
• відсутність єдиної бази співробітників — у когось частина інформації в CRM, частина в бухгалтерії, частина у відділі кадрів;
• ручний облік відпусток, лікарняних, графіків — постійна плутанина й людські помилки;
• складність підготовки звітів — керівники не бачать актуальної аналітики по команді;
• повільний онбординг новачків — багато процесів ведеться вручну, інформація "розпорошена".
HRIS дозволяє ці процеси спростити й зробити керованими.
Які задачі закриває HRIS
Щоб зрозуміти практичну користь HRIS, розберемо типові задачі, які вона автоматизує.
Перед списком важливо розуміти: хороша HRIS — це не просто "цифровий архів". Це система, яка дозволяє не лише зберігати дані, а й працювати з ними, автоматизувати взаємодію з командою і керувати процесами.
Основні можливості HRIS:
- Єдина база співробітників. Дані про всіх співробітників — у єдиній системі. Кожен співробітник має власну картку зі статусом, історією, документами.
- Облік відпусток, лікарняних, графіків. Співробітники самі подають заявки на відпустку через систему, керівники погоджують — без зайвої бюрократії.
- Облік змін і відряджень. Планування змін і автоматичне формування графіків роботи.
- Документообіг. Зберігання електронних договорів, додатків, наказів — з можливістю підпису в системі.
- Аналітика і звіти. Готові дашборди й звіти для керівників і HR — по плинності, відвідуваності, структурі персоналу тощо.
- Онбординг і автоматизація HR-процесів. Чек-листи для новачків, автоматизовані сценарії введення в команду.
- Комунікація з командою. Оповіщення, повідомлення про події, нагадування — без зайвих листів і месенджерів.
Як HRIS інтегрується з іншими системами
Ще одна важлива перевага сучасних HRIS — інтеграція з іншими бізнес-інструментами.
У HURMA, наприклад, HRIS інтегрується:
• з модулем ATS (системою для рекрутингу) — щоб одразу переводити кандидата у статус співробітника при виході в команду;
• з LMS (Learning Management System) — для автоматизації навчання співробітників;
• з job-порталами для автоматичного розміщення вакансій.
• з месенджерами, поштою та LinkedIn.
Завдяки цьому компанія будує єдину екосистему для управління персоналом.
Кому потрібна HRIS
Потреба у HRIS зазвичай виникає, коли:
• кількість співробітників перевищує 30–50 осіб — і ручний облік уже перестає працювати;
• команда швидко зростає — важливо не втрачати контроль за процесами;
• у компанії складна структура (декілька підрозділів, філій, різні графіки роботи);
• HR-команда витрачає забагато часу на рутину;
• керівники хочуть бачити актуальні дані про команду.
Навіть у невеликих компаніях HRIS дозволяє зекономити час HR-фахівців і зменшити кількість помилок у роботі з персоналом.
Приклад роботи HRIS у HURMA
У HURMA HRIS — це серце системи. Саме тут ведеться уся база співробітників, фіксуються зміни статусів, автоматизується документообіг і звіти.
Ось як це працює на практиці:
• при виході нового співробітника з ATS (модуля рекрутингу) автоматично створюється картка співробітника у HRIS;
• система формує для нього чек-лист онбордингу;
• відпустки, лікарняні й відрядження погоджуються через HURMA — без паперових заяв;
• керівники бачать дашборди по відвідуваності й плинності у своїх командах;
• HR-команда створює звіти для керівництва буквально у кілька кліків.
Завдяки цьому компанії — як невеликі, так і з кількома сотнями людей — отримують прозорий, зручний і керований процес роботи з персоналом.
Висновок
HRIS — це база для того, щоб робота з персоналом у компанії була системною та прозорою. Коли вся інформація про співробітників зібрана в одному місці, автоматизовані процеси погодження, документообігу та обліку часу, а керівники мають доступ до актуальних даних — HR перестає працювати в режимі "гасіння пожеж" і переходить до розвитку команди.
HRIS HURMA — це єдина платформа, яка обʼєднує всі ключові HR-інструменти: управління персоналом, рекрутинг, навчання, аналітику. Це дає компаніям можливість будувати зрозумілий, керований процес роботи з людьми — незалежно від розміру команди чи галузі.
Повернутися назад